fbpx

Prawidłowa, czyli skuteczna komunikacja w zespole, jest podstawą terminowego realizowania projektów. Jest o nią znacznie łatwiej wtedy, gdy wszyscy pracownicy mają ze sobą bezpośredni kontakt w biurze, dzięki czemu mogą szybko wymieniać się spostrzeżeniami, uwagami i pomysłami oraz na bieżąco konsultować się z przełożonymi. Jednak w dobie powszechnej pracy zdalnej ten model jest coraz rzadszy, dlatego firmy szukają innych metod komunikacji w organizacji, które sprawdzają się także w zespołach rozproszonych. Kilka propozycji omawiamy w naszym poradniku.  

Daily

Daily, czyli codzienne spotkania członków zespołu, to standardowa i wciąż skuteczna metoda komunikacji w organizacji. Obecnie nie trzeba wcale utożsamiać jej z zebraniami w jednym pomieszczeniu biurowym – takie spotkania bez problemu można organizować w przestrzeni wirtualnej, wykorzystując powszechnie dostępne narzędzia komunikacji (Skype, Zoom, Teams etc.).

Codzienne spotkania są bardzo ważne na etapie realizowania dużego projektu, w który zostało zaangażowanych wiele osób. Służą one nie tylko przekazywaniu sobie informacji o postępach i napotkanych problemach, ale też utrzymywaniu relacji, co jest szalenie ważne w przypadku pracy zdalnej w rozproszonym zespole, którego członkowie często nawet osobiście się nie znają.

Tablica Kanban

To podstawowa metoda komunikacji w organizacji z kategorii agile, czyli sprzyjająca zwiększaniu efektywności pracy zespołu. Tablica Kanban (może to być zwykła tablica magnetyczna) służy zwizualizowaniu zadań, które należy zrealizować w ramach danego projektu.

Oddzielamy na niej zadania już zrealizowane od tych, które są w toku, mają opóźnienie lub wymagają zajęcia się nimi od zaraz. Tablica może być ułożona w zasadzie dowolnie, czyli tak, aby rzeczywiście ułatwiała członkom zespołu i przełożonym „ogarnięcie” projektu.

Dzięki takiemu przedstawieniu etapów realizacji projektu minimalizujemy efekt przytłoczenia obowiązkami. Eliminujemy chaos, który pojawia się wtedy, gdy poszczególni pracownicy nie wiedzą dokładnie, za co są odpowiedzialni, przez co wkraczają na pola kompetencji innych osób.

Rada

W przypadku pracy zdalnej tablicę Kanban można stworzyć wirtualnie, na przykład udostępniając ją w formie grafiki wszystkim członkom zespołu.

Zasada otwartych drzwi

Kolejna klasyka komunikacji w organizacji, którą można dostosować do obecnych realiów pracy zdalnej. Zasada otwartych drzwi polega na tym, że przełożony zespołu (project manager, kierownik projektu etc.) zawsze znajduje czas, aby omówić różnego rodzaju problemy z podwładnymi. Dzięki temu pracownicy wiedzą, że gdy napotkają na jakąś przeszkodę lub nie są czegoś pewni, to mogą od razu omówić to z przełożonym i otrzymają klarowną informację zwrotną.

Zasadę otwartych drzwi bez problemu można przenieść na grunt pracy zdalnej oraz zastosować ją w zespole rozproszonym – wystarczy wdrożyć w organizacji aplikację Blue Colibri App. Posiada ona funkcję tworzenia czatów, do których zaprasza się wybranych pracowników, tworząc w ten sposób coś na wzór „wirtualnego pokoju rozmów”.

Taka forma komunikacji jest bardzo wygodna dla wszystkich członków zespołu i bezpośredniego przełożonego. Powiadomienia z aplikacji od razu pojawiają się na urządzeniu mobilnym, odbiorca może je odczytywać wtedy, gdy ma na to czas, dzięki czemu nie wybija się z rytmu pracy (co jest standardem w przypadku odebrania telefonu czy nawet maila).

Z poziomu aplikacji można również udostępniać wybranym osobom multimedia, jak zdjęcia czy filmy wideo, a także pliki, co przyspiesza obieg informacji.

Szczegółowy opis zadania/wykaz informacji dla pracowników

Wewnętrzna baza wiedzy o projekcie jest świetnym sposobem na usprawnienie komunikacji w zespole. Przede wszystkim pozwala ona uniknąć sytuacji, w której poszczególni członkowie zespołu bez przerwy zadają przełożonemu te same pytania.

Do stworzenia bazy wiedzy w aplikacji Blue Colibri App polecamy wykorzystać funkcję Repozytorium – dzięki niej każdy pracownik zaangażowany w projekt może z poziomu swojego urządzenia mobilnego przejrzeć wszystkie przydatne materiały, pobrać i potwierdzić, że ma do nich dostęp.

Dowiedz się również, jakie inne problemy z komunikacją wewnątrz firmy rozwiązuje aplikacja dla pracowników Blue Colibri App.